文件控制程序-程序文件-汇智认证检测机构
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文件控制程序

1、目的
对本公司质量管理体系所要求的文件进行控制，确保文件的适宜性、有效性，确保在使用处获得并使用有关版本的适用文件。
2、适用范围
适用于对质量管理体系文件的控制，包括适当范围的外来文件。
3、职责
3.1综合部负责文件的管理，包括适当范围的外来文件。
3.2各使用部门负责本部门受控文件的日常管理。
4、工作程序
4.1文件和资料的分类编号；
4.1.1凡与质量管理体系运行有关的文件，均为受控文件，包括经批准使用的外来文件和资料，受控文件应盖红色“受控”印章进行标识。
4.1.2文件和资料分为以下几类；
a质量手册（含方针目标、程序文件）为第一层次文件；
b技术文件、作业指导书及其它管理性文件和资料为第二层次文件；
c质量记录为第三层次文件。
4.1.3所有受控文件和资料，均应按以下编号规定，统一编号：
a)质量手册
SC-2019 A/0（质量手册代号-版本/修订状态）
b)支持文件
QDBH -××   （公司代号- 文件类别-顺序号  ）
QDBH-ZY -××  （公司代号- 文件类别- 顺序号  ）
c)质量记录
JL-×××-××（记录代号-章节号-顺序号）
4.2文件的编写：
4.2.1质量手册和程序文件，由管理者代表组织编写；
4.2.2作业指导文件，由各相关归口管理部门组织编写。
4.3文件的审批：
4.3.1质量手册和程序文件，应经总经理审批，其他文件应经管理者代表审批，并按审批人的要求发放，以确保在使用处可获得适用文件的有关版本；
4.3.2文件审批一般在文件底稿上直接签批，特殊情况使用其他审批方式。
4.4文件的登记发放：
4.4.1文件的发放，应按批准的发放范围发放；
4.4.2文件由综合部登记发放；文件发放应建立文件发放记录，确定受控号，由使用者签字领取使用；
4.4.3确保文件保持清晰，易于识别。文件破损严重或影响使用时，要进行更换，由综合部办理更换手续，做好记录；
4.4.4文件丢失，必须及时到综合部报失，经批准后，重新补发新文件。
4.5  文件的评审、更改和更新
4.5.1  质量管理体系运行过程中，随着质量方针、目标、顾客要求、法律法规要求、组织结构、产品、技术发展等所引起质量管理体系变化时，应及时评审、修订质量管理体系文件，以确保文件的有效性、充分性和适宜性。
4.5.2  在进行过程审核、内部审核、管理评审等活动时，可对文件的适宜性、充分性、有效性进行评审，发现并确定文件更改、更新的需要。
4.5.3文件的更改/更新由编制部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批后方可进行更改/更新。所有被更改/更新的原文件必须由综合部收回，以确保有效文件的唯一性。
对个别错字、漏字等明显不当，且不会引起理解分歧的的更改，可在文件上直接划改而不必经过审批。
4.6文件的换版和作废：
4.6.1文件经多次修改或需进行大幅修改时，要进行换版，原版文件作废，换发新版本；
4.6.2综合部将作废文件收回，需保留时，应经管理者代表批准，盖“作废留用”印章，其余予以销毁。
4.7  外来文件的控制
4.7.1 对外来文件，总经理确定文件的发放需求、控制状态、发放范围。具体参照4.2～4.4的相应规定执行。
4.7.2  所有外来文件，文件对口部门应不定期或至少一年到有关官方网站核查文件是否继续有效，以便及时更新。
4.8文件的日常管理：
4.8.1各相关部门要妥善保管好本部门的文件和资料，防止丢失和意外损坏；
4.8.2原版文件一律不得外借，防止丢失；
4.8.3外单位借阅文件时，统一由综合部办理。
5 质量记录
5.1  支持文件清单
5.2  文件分发/回收登记表
5.3  文件更改申请单
5.4  外来文件清单

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